Event management handler om projektledelse, styring og udvikling af festivaler, store fester og events og mange andre ting. Event management indebærer en viden omkring afsender, identifikation af målgruppen, udarbejdelse af konceptet, logistik og koordinering af de tekniske aspekter før selve eventen.
Som Event Manager er du ansvarlig for planlægning og udførelse af eventen. Du skal være kreativ, have en forståelse for tekniske og logistiske elementer der skaber succes ved alle arrangementer. Dette indebærer også design, audio/visuel produktion, budgetter, forhandling og selvfølgelig kundeservice. Du er med fra starten under skabelsen af konceptet. Du ser stedet an, får en masse informationer du skal handle ud fra, diskuterer økonomi, planlægning og sikkerhed. Det er en profession, som kræver multitasking.
Mit udgangspunkt
Jeg er en del af en netværksforening, som i oktober 2008 afholdt en nationalkongres med efterfølgende fester (både fredag og lørdag) i Århus med 500 gæster begge aftener. På grund af min baggrund og deltidsjob som bartender i over 5 år, fik jeg ansvaret for, at alt gik op I en højere enhed. Mit job som bartender har primært bestået I kundeservice på bar/ cocktail-steder.
Her er det vigtigt at man har det sjovt, snakker med kunderne, skaber mersalg, er professionel, kender sine drinks, er stolt af sit arbejde, kender sine kunders smag og personlighed og læser deres valg før de selv er klar over det. Sekundært har jeg varetaget diverse management opgaver.
Sådan gik jeg frem
Jeg satte mig for at lave en infomappe til de 15 professionelle bartendere jeg ville have med på mit team, som jeg sendte rundt i god tid inden arrangementet.
Mappen indeholdt ting som :
- Antal gæster
- Temaer
- Dato
- Sted
- Mødetider
- Programmet for de 2 dage
- Kontaktoplysninger for bar staff
- Kontaktpersoner i mit fravær
- Prislister
- Lister over bar-teams og bar-chefer
- Drinkskort
- Plantegning af stedet
- Barguide, der indeholdt forventninger til
- bartenderne
- modtagelse og håndtering af gæster
- uniform
- spisning
- pauser
- rygning
- telefon
- underretning om sygdom, samt
- alkohol politik for staff
- Information om
- barkonkurrencer
- drikkepenge
- tyveri / stoffer
- personalegoder.
Vi fik Jack Daniels som sponsor med events og merchandice.
Nogle gode (og vigtige) råd
Når du modtager varer så lav en optælling så du er sikker på at du skriver under for de varer du har modtaget. Og det samme gælder for afhentning.
Alle disse opgaver, møder og briefinger har for mig været nogle gode lærerprocesser omkring lederskab og de udfordringer, man møder når man skal planlægge store events: at kunne udvise beslutsomhed og lederskab, hurtigt overveje forskellige beslutninger og løsninger og turde træffe de rigtige valg. Disse er, sammen med situationsfornemmelse og empati gode menneskeevner, der er ekstremt vigtige, hvis du gerne vil arbejde med mennesker.
Jeg har brugt en masse psykologi, og stadig lært en masse om konflikthåndtering. Du må ikke binde dig til et arbejde som du ikke kan komme væk fra, for så du mister overblikket over festen. Du skal hele tiden være rundt og følge op på at alle barer har det de skal bruge, gæsterne er tilfredse og stemningen er god.
Sørg for at have tænk en masse nødløsninger igennem i tilfælde af, at alting måske ikke går som planlagt. Hvis barerne løb tør for forskellige ting, har du personer klar, du kan ringe til og som kunne rykke ud og skaffe det du skulle bruge. Ros dine ansatte for veludført arbejde eller når du kan se de gør det godt. Alt sammen små ting der for mig har været enormt lærerige, og har givet mig nogle fede oplevelser sammen med resten af staff.
