Eventmanager – hvad kræver det?

En eventmanager planlægger og gennemfører arrangementer fra idé til evaluering. Rollen kombinerer projektledelse, økonomi, logistik, leverandørstyring, kommunikation og evnen til at løse problemer, når noget ikke går efter planen.

Hvad laver en eventmanager?

Opgaverne afhænger af arrangementets størrelse, men en eventmanager arbejder typisk med:

• mål, målgruppe og koncept
• budget og økonomistyring
• lokation, tilladelser og praktisk logistik
• leverandører, teknik, mad og drikke
• bemanding, vagtplaner og briefing
• tidsplan og afviklingsplan
• sikkerhed og beredskab
• kommunikation før, under og efter eventet
• evaluering og opfølgning

Før eventet

Det meste af arbejdet sker før gæsterne ankommer. En stærk eventplan beskriver blandt andet ansvar, deadlines, budget, leverancer, kontaktpersoner, bemanding og hvad der skal ske, hvis en kritisk leverance svigter.

På selve dagen

Eventmanageren skal bevare overblikket og undgå at blive låst fast i én enkelt driftsopgave. Rollen er at følge helheden: gæsteflow, personale, leverandører, tidsplan, sikkerhed og kvalitet.

Vigtige kompetencer

• Projektledelse: mange afhængigheder skal lande til tiden.
• Kommunikation: alle skal vide, hvem der gør hvad.
• Økonomisk forståelse: budgettet skal kunne følges løbende.
• Beslutningskraft: problemer skal løses hurtigt.
• Situationsfornemmelse: gæster, medarbejdere og samarbejdspartnere reagerer forskelligt.
• Detaljesans: små fejl kan få store konsekvenser på dagen.

En praktisk event-brief

Til større arrangementer bør medarbejdere og leverandører som minimum have information om mødetider, kontaktpersoner, program, plantegning, bemanding, pauser, uniform, sikkerhed, priser og procedurer ved sygdom eller andre ændringer.

Plan B er en del af planen

En god eventmanager tænker i alternativer: Hvad gør vi ved forsinkede leverancer, sygdom, teknikfejl, dårligt vejr eller uventet høj belastning? Jo tidligere de scenarier er tænkt igennem, desto lettere er de at håndtere på dagen.